【お役立ちミニ講座Vol.20】人事労務関係のITシステム化を目指す前に予め知っておきたいことを余すことなくお伝えします(^^ゞ

　皆様の事業所では勤怠管理はどのように管理されているでしょうか？おそらく勤怠管理システムを導入していない事業所では、大きくは以下の2種類に分類されると思います。

　1.タイムカードで出社退社時に勤怠打刻　給与締め日に担当者が集計データをひとつひとつ確認

　2.紙の出勤簿に出社時刻退勤時刻を従業員が記入し、管理者が日々チェック、給与締め日に担当者が手作業で集計

平成29年1月に労働時間の適正な把握のための使用者向けの新たなガイドラインが作成され、労働時間管理に関しては原則として以下のように定められています。

・ 使用者が、自ら現認することにより確認すること
・ タイムカード、ＩＣカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること

【参考】労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン

上記の方法はおおむねこの原則論に沿った形にはなるとは思いますが、実際には出社退社時間が正確でなかったりすることも現実的には多々あるのではないかと思います。というのも実際には残業しているのに、退社時間はそれより前になっている（ならされている？）という事例が後を絶たないからです。労基署は例えば従業員からのタレコミがあった場合に、実態調査に入ることもあると思いますが、よく確認されるのはパソコンのログオンログオフの記録になります。それと実際の退社時刻が乖離していたとなると未払い残業の問題になりかねません。これについては、勤怠管理システムをただ導入したからと行って直ちに解決できるものではありませんが、勤怠管理システムの中にはパソコンのログオンログオフと連動して確認できるものや打刻器の設置場所の工夫、スマホ打刻の場合は位置情報でどこで打刻されているかを把握できるものもあったりと、工夫次第でより客観的な把握をすることができるので、システム導入の際には事業所の特性とそのシステムの特性が充分マッチするかを把握して導入するのがベストとなります。また、勤怠管理システムを導入する一番のメリットとしては集計作業の効率化ではないでしょうか？日々、出勤退勤の記録が蓄積され、時間外や休日労働、深夜労働が何時間なのかも、きちんと設定をしておけば、自動的に集計がされます。ただ、この自動的に集計ができるようにするために、「事業所と従業員の間でその運用方法をしっかり確認し、システムの設定を正しく行っておくこと」が何より重要と言えます。

　ひと昔前までは、社会保険や労働保険などの手続きについては行政機関に赴いて、紙の届書に記載してというのが当たり前でした。今は国の方も電子申請を推進しているので、その普及率も随分高まりました。e-Govなどの電子申請のやり方についても、社会保険、労働保険とも丁寧なパンフレットがありますし、それに沿ってやれば、ある程度そういったシステムを利用するのに抵抗のない方は十分電子申請を使いこなせるようになるかとは思います。ただ、紙で届書を提出していた場合と比べて本当に効率化できているか？と言えば、オフィスこころも日本年金機構在職時に電子申請を推進していた身と今社労士として色々なシステムを見てきた中で総合的に言えるのは、e-Govなどを利用して電子申請をしているだけであれば、行政機関に赴くコストは削減できるけれど、全体としての事務の効率化に繋がっているかはまた別問題だということです。何故なら、e-Govなどでいくら電子申請をしてもその情報は蓄積されませんし、給与データや従業員データとも繋がっていなければ、申請の度に再度入力という、紙での記載とそれほど変わらない労力をかけてやってしまっているという罠に陥るからです（従業員データについては行政機関からデータをいただくことも可能ですが、最低限の基本情報になるのと報酬なども毎年変わる度に新しい従業員情報を更新または取得しなければいけないという二度手間もあります。）一度やってみた方は分かるかと思いますが、頻繁にエラーが起こりますし、返戻になった場合の再申請などにも結構な手間がかかります。e-GovにAPI連携された電子申請ができる労務管理システムを導入した場合、給与データや従業員データを元に電子申請して、その結果はまたシステムに蓄積されていくというのは、その場しのぎの対応ではなく、担当者が変わっても情報を繋げることができる財産になります。ただし、労務管理システムも結局はe-GovとのAPI連携になりますので、e-Govから電子申請してもエラーになることは同じようにエラーになりますが、システムによってはエラーになる前の注意喚起メッセージであったり、実際にエラーになってからの再提出までにかかる手間が格段に楽であったりと費用はかかりますが、やはり労務管理システムより電子申請するメリットは大きいと思います。

　上記３つの主要３システムを紹介しましたが、この他にも従業員の有給休暇を管理できるシステムであったり、給与明細を従業員のスマホなどに公開できるシステムであったり、毎年煩わしい年末調整が従業員のスマホなどからもできる年末調整のシステムであったり、便利なシステムは探せば色々とあります。有給休暇の管理であれば勤怠管理システムの中で出来るものもたくさんありますので、それが一番効率的ですね。給与明細の公開は給与計算システムと連動しているのがほとんどです。また建設業や運送業などその業界独自の業務に連動したシステムに付随した勤怠管理ができるものであったり、人事評価もすべてシステム上で行えて蓄積できていくシステムもあります。日々世の中のシステムは進化しています。自分の事業所にあったシステムを見つけ出し、システムでできることはシステムにしてもらい、その分労働時間を削減してより人にしかできない業務に特化できる体制ができればベストですよね。

　事業所様の中には、「勤怠システムだけなら導入しているよ」とか、ひとつくらいはシステム化できているところも結構あるのではないかと思います。その場合、例えば次は給与計算のシステムを導入しようと思った場合に、その給与計算システムに既に導入している勤怠システムのデータが連動できなければその効果は半減してしまいます(-_-;)ですので、購入の際には、連動ができるかどうかは大きな判断材料になりますし、もし連動できないのであれば、連動できるシステムを新たに導入する選択肢も考えられます。また、システムの形態は様々でひとつのシステムの中に、勤怠や給与計算、有休管理などすべて出来るようになっているものもあれば、アラカルト式に必要な機能を足していくシステムもあります。またシステム同士の相性もあって、システム同士でAPI連携できるものもあります。この他、労務管理システムから電子申請ができると言っても、そのカバーできる範囲も違いますし、料金体系なども様々です。クラウドシステムの料金体系で一番多いのは従業員一人につき、月額○○円というものです、また基本料がいくらで従業員△人以上は一人につき○○円などというのもあります。導入しようと思ったらまずは複数社からパンフレットと見積もりをとって話を聞いて比較検討するという形が一般的ではないかと思います。また無料お試し期間があるところもあるので、それを利用するのも良いですね。

　以上、人事労務関係で導入できるシステムを取り入れようと思ったときに最低限必要な情報をお伝えしましたが、ここまで聞いて、適切なシステムを選択することができそうでしょうか？逆に情報があまりないままに選んだシステムがそれほど有効でなかったりと言ったことが万一起こった場合、またシステムを変えるとなるとその度に大きな労力と支出が必要になってきます。なので、最初のシステムの選定や初期設定、運用方法の取り決めというのは何より重要なのです。一度導入すれば、システムの会社のカスタマーサービスセンターであったり、サポートはある程度してもらえるとは思います。ただ、そのシステムによっては電話対応には別途費用がかかったり、無料の対応はメールやチャットでの対応のみであったりとサービス内容は正直様々なので、システム導入の際にはそのサポートの範囲についてもしっかり確認しておきましょう。仮に複雑な勤怠管理の初期設定であったりした場合、システムの会社でのサポートもありますが、基本その会社固有の事情について相談対応というのは有償であることがほとんどですし（例えば大手の勤怠管理システムでは２か月間専任コンサルタントの伴走支援がついて５０万円など）、またお金を払っていてもシステムの会社だけで答えられない専門的なことに関しては社労士などの専門家に結局聞いてくださいと投げられることもあります。自力で探して調べて設定するというのもそれはそれで経費削減になり、勉強にもなりますし、よいかとは思いますが、そのためにどれだけの時間と労力がかかるでしょうか。誤った道に進まないように、システム会社とは別にコンサルタント会社や銀行のコンサル部門であったり、その業界を全体的によく知りシステム導入の支援もできる社労士などの専門家のサポートがあればよりスムーズにシステム導入に繋がることもあります。何故ならシステム会社は自社のシステムを売り込みたいあまり、他と比べる隙を与えないかもしれないので、本当にそのシステムが適切なのか長期的に費用のかかるものですから客観的なアドバイスなりは最初に聞いておいて損はないかもしれません。またそのコンサルタントの伴走支援を実際に頼んだ場合の料金についても会社によって様々であると思います。相場と聞かれてもなかなか難しくはありますが、その事業所の現状を把握して適切なシステムの提案をして、さらに初期設定を行い運用支援まで数か月サポートを行うことまでとなると一般的には50万円～100万円前後でかかってくるものだと思いますので、コンサルタントについても相見積をとって、そのサポート内容や相性も確かめながら必要な事業所様は利用してみるのもよいかもしれませんね。

システム導入で利用できる可能性のある補助金や助成金はオフィスこころが知る限りにおいては大きく分けて二つあります。ここでは概要が分かるようにまずは、その補助金助成金の種類と着眼点について説明できればと思います。詳しい内容についてはそれぞれのホームページ等に記載がありますのでリンク先などでそちらをご確認ください。

まずはこちらの最新のリーフレットを軽く確認してみてください。

【参考】生産性向上を目指す皆様へ「IT導入補助金」でIT導入・DXによる生産性向上を支援（IT導入補助金2023最新リーフレット）

IT導入補助金は結構有名だと思いますが、中小企業、小規模事業者等のIT導入・DXによる生産性向上を支援するために2017年より創設された経済産業省管轄の補助金になります。会計システム、受発注システム、ECソフトなどIT関係のシステム又はツールならほぼ何でも対象になりますが、先に紹介した人事労務管理関係のシステムについても対象となっており、通常枠A類型で補助額は5万円～150万円、補助率は1/2となっています。補助金なので、申請したあと採択がありますが、採択されましたら、システムの費用が２年間も補助される（昨年度までは1年間でした！）のと、またコンサル会社などに頼んだ導入支援料や保守サポート料なども経費に入れることができ、それも補助されるので大分お得ですね。ただし、そのITシステムを導入することによって労働生産性の伸び率が１年後に３％、３年後に9％以上になるような計画を作成したり、事前にGビズIDプライムを取得して、独立行政法人情報処理推進機構の「SECURITYACTION」の宣言や中小企業庁の「みらデジ経営チェック」を事前に行うことが前提となります。また採択率を上げる加算ポイントとして例えば労働関係では給与支給額を年率平均1.5％以上増加させる事業計画を従業員に表明したり（ただし、医療や介護、社会福祉のの事業者は不要）、「女性活躍推進のえるぼし」や「次世代育成支援のくるみん」を取得していたり、100人以下の事業所は「一般事業主行動計画」を公表していたりすることも対象になっていますので、実際申請するまでにある程度の下調べ期間と準備は必要になります。実はIT導入支援事業者でもあるオフィスこころなりにこのIT導入補助金について事前に知っておきたい着眼点について以下まとめましたので、ご確認ください↓

　働き方改革推進支援助成金は厚生労働省管轄の助成金で様々なコースがあります。主に労働時間等の労働環境の改善を支援するために創設された助成金になります。人事労務関係のシステムを導入することは、結果的に労働時間の適正管理や時間短縮にも繋がることですので、こちらも費用助成の対象になります。例えば、「労働時間短縮・年休促進支援コース」であれば、60時間を超える36協定の上限時間を縮減させたり、時間単位の有給休暇や特別休暇を導入した場合などを成果目標として、そのために、専門家によるコンサルティングを受けたり、就業規則を改定したり、労務管理ソフトウェアを導入したり、生産性を向上させる機械、設備を導入したりした場合、その費用に対し、3/4が助成されます。取り組みに当たっては、予め計画書を提出して、労働時間等設置改善委員会を事業所の中で定期的に開催したり、労働時間に対する従業員からの苦情、意見、要望を聞く窓口を設置したり、事業実施計画を従業員に周知したりといくつかのステップは必要になりますが、取り組みを間違わずに正しく申請、事業実施すれば助成されるものになります。ただし、人気の助成金はその予算の範囲があるので、申請者が多くて予算がなくなってしまったらそこで終了という可能性もなきにしもあらずです。IT導入補助金より補助率が高いので、お得なのではと思われがちですが、人事労務関係のクラウドシステムに関しては、通常は月払いで費用が発生するものになりますが、その対象期間分の費用しか補助されません。例えば年度初めに助成金の要綱が出て、助成金を利用したいと思って申請します。申請してから労働局での審査を経て、交付決定が降りるのが約１か月後、そこから事業を実施してシステムを初めて導入となりますが、事業の終了期間は最長で翌年１月末までになるので、ここまでの期間で経費を実際に払ったものが対象になりますから、申請時期によっては助成対象期間が短くなります。また、例えば１年間システム使用料を前払いしていても月に対する使用料であればその対象期間しか助成されません。なので、長期的目線で考えるとシステム導入費用だけに関していえばIT導入補助金で採択されたほうがお得ではないかと感じています。ただし、IT導入補助金にはない、就業規則の改定費用や生産性向上の機械設備の導入に関してはこちらの助成金を利用したほうが良いと思うので、ケースバイケースであり、申請にかかる費用対効果で検討してみてください。その他も含めて働き方改革推進支援助成金に関して事前に知っておきたい着眼点は以下のとおりです。