みなさん、こんにちは🌟３月に入り、三寒四温でまだ肌寒い日もありますが、少しずつ暖かくなるのは楽しみですね。オフィスこころは年始のご挨拶もできないまま、年明けから休みなく来てしまいました💦今さらですが今年初めての気まぐれ日記ですね、本年もどうぞよろしくお願いいたします🌼
色々投稿したいことはあったのですが、今日は、新年度が始まる前に改めて今、オフィスこころが今後力を入れたい労務管理システムなどの導入について、何故そこまで思うようになったのか、改めてお話しして、どんなことが出来るのかイメージしてもらえたらと思います。
まず、その前に労務管理システムとは何なのかということをざっくり言いますと、従業員情報の全てのデータベース（名前、住所、生年月日、雇用契約情報、扶養家族、税情報その他及び給与データ、勤怠データなど）を集約したものになります。一人でも労働者を雇うと、保険や税金の手続きなど様々な従業員情報や扶養家族の情報を利用して各行政機関に手続きを行う必要が出てきます。それを従業員から情報を収集して、個々バラバラに紙で申請することが今までのやり方でした。最近では電子申請が利用できるようになって、紙で手続きしなくても電子申請が出来るようにはなりました。オフィスこころは、前職で社会保険の電子申請について、e-Govなどを利用した電子申請のやり方について、事業所様に案内、フォローする仕事もしていました。それを経て今、強く思うのはただ、e-Govなどで直接内容を入力して電子申請するだけではさして紙で申請するのと手間に関しては変わりがない、むしろ返戻対応などで手間がかかることもある、その根本原因が何なのかということを考えると、
①ただ電子申請するだけでは情報が蓄積しない
②収集したデータを利用して手続きできなければ、手間の削減には繋がらない
この２点に原因が集約されると考えます。
オフィスこころは労務管理システムをよく知らずにひとつの行政機関の電子申請の案内をしていたことを今となっては心苦しく思うのです💦なので、社労士となった今、新人社労士としての私が唯一出来ることは、事業所様に「労務管理システムを知ってもらって、労務管理全体の手間を削減しながら、迅速に正しい手続きを行えるサポートをしたい」、それだけという思いに至りました(;'∀')いや、他にもっと仕事あるやろと思われるかもしれませんが、結局事業所様が必要としているのはこの人材不足の世の中でいかに法令遵守しながら、効率よく、本当に必要な仕事ができるかではないでしょうか。バックオフィス関係の仕事の短縮のためにオフィスこころを必要としてくださる方がいれば、その解決策のひとつとして労務管理システムの導入がやはり考えられるので、必要とされる限り、時間のある限りそれに応えていきたいと思います。
システムは以前ご紹介したとおり色々ありますので、その事業所の規模や特性に見合ったベストなものを提案できればと思いますが、システム導入で何が出来るかを以下に羅列してみますので、こんなのもあるのか～という新しい発見がありましたら幸いです🌟
・データベースがあれば、労働者名簿、賃金台帳、タイムカード（出勤簿）、有給休暇管理簿の法定四帳簿もいつでも出力可能。
・集約した情報を利用して各行政機関に電子申請ができ、その申請結果もまた従業員データベースに蓄積される。
・システム上で従業員と情報のやりとりができる、また行政機関からの通知も従業員に公開可能。
・給与計算機能で、外注していた給与計算も自社で出来るように。ときどき料率の変わる保険料や税金の控除はもちろん自動算出。
・勤怠管理について、システム上で管理可能、集めた勤怠データは月ごとに自動で集計できるので日々の勤怠が正しければ集計作業は不要、その集計結果を利用して給与計算で残業手当などの自動算出が可能。
・変形労働時間制にも対応、労働時間が長時間になる場合は管理者にシステムから事前にお知らせが可能。
・勤怠管理システム上で毎月のシフトを組むことが可能、また人件費概算機能で毎月どれくらいの人件費がかかるかの予測が可能。
・外注していた年末調整も自社で可能に。従業員はスマホ上でアンケート形式で答えて書類を添付、事業所はその集約された結果を目視確認、還付金も給与計算へ自動付与。税務署や市町村に提出する合計表も自動作成。
・有給休暇管理簿をシステム上で管理簿の自動作成、自動付与が可能で従業員にも共有可能でどれくらいの残数があるのか一目で分かる。また有給休暇申請・承認も可能。
・新規採用の従業員から情報をスマホより収集可能。また扶養家族が増えた場合などの情報変更も従業員より収集可能。
・個人番号管理もシステム上で一元管理。誰がいつ何のために個人番号を取り扱ったかの足跡も確認可能。
・雇用契約書兼労働条件通知書などをシステム上（従業員はスマホ上）で契約を交わすことが可能で、その契約書は双方いつでも確認可能。
・給与明細や源泉徴収票をＷＥＢ公開可能。過去のデータもいつでも見返すことが出来、従業員からもダウンロード可能。
・主要システムは、従業員データ、給与データ、勤怠データについて連携が可能で既存のシステムを利用しながら新しいシステムを取り入れることも可能。
・就業規則をシステム上で公開可能。また事業所側で簡単に編集することも可能。
【最終結論】システム導入する過程で様々な情報、今までの誤りが整理され、労務管理の見直しをはかることが出来、労使双方にとって良き改善の一歩となるはず。
さてさて、未だ書ききれないのですが、長くなるのでここまでにします(^^;)気になる機能はありましたか？文字で見てもやはりなかなかイメージはわかないものなので、百聞は一見に如かずで、気になる方は来ていただければいつでもどのようなシステムかご説明できます🌟いいことばかり説明しましたが、新しいシステムの導入にあたっては様々な大変なことも付きものになります。事業所の担当者の方も大変なことはご承知いただだかなければいけません。そこをどうやってサポートできるか？そこにオフィスこころの役目を見出していければと思います。
