みなさん、こんにちは！すっかり寒くなりました。昨日は特に風がきつくて、高松駅の海の近くのサンポート🚢を歩いていたところ、いつもどおり海から来る冷たい暴風が吹き荒れ、身体ごと飛ばされそうになりました(;'∀')あまりのきつさに倒れこんでいた方もいましたので、あのあたりを歩く方はご注意くださいね💦
さて、最近のオフィスこころが取り組んでいることとして、介護事業所の勤怠管理システム導入のための支援があるのですが、少し紹介したいと思います。勤怠管理システムは従業員の方が、事業所に出社してから何時から何時まで働いたのか、いわゆるタイムカードと同様に客観的に記録していくものになります。タイムカードとの違いとしては、単に記録するということだけでなく、その勤怠の記録を給与計算などにシステム上で効率的に活用していくことことになるのですが、その他にも、事業所が勤怠管理をする上で、こういうのがあったらいいなと痒い所に手が届く機能が満載になっています。せっかくなので、今支援している事業所さんとのやり取りでこんなことが解決できそうという実例を紹介しますね。
✅従業員が残業をするときに、許可制にしたい。
⇒所定時間を超える場合に、従業員のほうから残業（時間外勤務）申請をシステム上で行うことが可能です。管理者が確認して許可した場合に、引き続き従業員は残業して、退社時に打刻をしますので、それまでの時間が勤務時間として記録されることになります。これにより、管理者も従業員の仕事の状況を把握する意識ができ、従業員にとっても仕事にメリハリがつき、だらだら残業も削減できると思います。
✅ひとつの事業所に何カ所か拠点があって、１日のうちその複数拠点で働く従業員がいる場合、それぞれの拠点で何時間働いたかという集計をしたい。
⇒はい、可能です。介護事業所では、介護処遇改善加算などの報告のため、施設別、職種ごとの勤務時間のカウントが必要であったりすると思いますが、この勤怠管理システムではその管理が可能になります。まず、その従業員に対し、メインとなる拠点を登録した上で、ヘルプ勤務として違う拠点を登録し、メイン拠点とヘルプ拠点のそれぞれで打刻してもらうことにより、それぞれの勤務時間を集計することが可能です。もちろん給与計算時には、その複数拠点での勤務は合算されたうえで、時間外などの計算がされます。
✅毎月のシフトを組みたい。
⇒拠点ごとに管理者を定めて、その管理者がシフトを組むことが可能です。まず、大体の勤務のパターンが決まっている人には予めそのパターンを組み込んでおくと、設定した先の月日まで自動的にスケジュールが組み込まれます。また前月のパターンをコピーしたりなどもできますし、従業員から来月の勤務希望やお休み希望をシステム上で申請してもらえる仕組みもあります。やりやすいように活用してください。また、どの日が人が足りないかもシステム上で目視確認して、この日に人が足りないから誰か働ける人はいませんかと、システム上で対象の従業員に募集することも可能です。また、従業員はその決まったシフトを自分のスマホ上でも随時確認することが可能です。
✅有給休暇の付与や残数を勤怠管理システム上で管理したい。
⇒この勤怠管理システムは有給休暇の付与や残数管理にも対応しています。導入時点で、残っている有給休暇と入社日、週の所定労働日数などを入力しておくと、出勤率を換算して、次の付与日に付与の対象になる場合に自動付与されます。週の所定労働日数が定まらない方に関しては、実際の年間の労働日数の実績に基づいて、付与する個別設定も可能になります。また、事業所で作成が義務付けられている有給休暇の管理簿もいつでも出力できますし、年５日の有給休暇の消化義務について、有給休暇の失効日が近づいていても消化していない人に対してはアラート表示が出てお知らせしてくれます。
✅事業所で食事をとった場合に、給与から控除しているが、その回数をカウントしたい。
⇒はい、このシステムには「補助項目機能」というのがありまして、例えば経費精算のため、その日かかった走行距離や交通費、とった事業所提供の食事の回数などを従業員自ら申請するか直接入力して、毎月の合計を集計できる機能があります。
御社の場合、勤怠打刻の他、事業所で食事をとった日には、従業員からそのことを打刻のついでに申請していだくことで、月に何回食事をとったかを集計することができます。それを給与計算の控除額に活用することも可能ですのでぜひお試ししてみましょう。
以上のように、今まで手管理で集計していた作業を勤怠管理システムで行うことにより、解決できることがたくさんあります。勤怠時間を管理するだけの機能だけではなく、それを集計して、事業活動に活用していただくことが主な目的になります。例えば、それぞれの月給単価や時給単価等を入れておくことで、どれくらいの人件費がかかるのか、また客観的に時間外労働がどれくらいになっているのか日々確認できます。また、時間外労使協定で定めた時間外労働時間を超えそうな場合に、あらかじめお知らせしてくれる機能もありますので、うっかり超えてしまったということもなくなると思います。
システムには有効な機能がたくさんあるにもかかわらず、それを知らないと有効活用できなかったりというのはよくある話で、事業所様だけでは一から調べて設定するのは大変だと思うのですが、専門家のサポートを受けることでより正しく、有効的な活用ができると思います。
オフィスこころが今のところ導入支援可能な勤怠管理システムはまず、導入支援パートナーであるKing of TimeとそのOEM製品であるオフィスステーション勤怠、freee勤怠管理Plusになります。どちらも、公認の支援事業者になります。また、オフィスステーションシリーズは勤怠以外にもオフィスこころがすべての機能を直接アカウント発行可能です。
この度支援している事業所はオフィスステーションの労務、勤怠、給与計算、給与明細、年末調整を導入していただいて、半年がかりで導入支援を行っているところです。ひと段落しましたら、また次に支援できる事業所さんが出来るかもしれませんが、まず労務管理、給与計算等をすべてシステム化することでどんなことがどこまでできるのか、どれくらいの費用と労力がかかるのか、うちはどうやったら一番いいのかっていう全体的なざっくりとした相談から始めることも可能ですので、もし興味がありましたら、お問い合わせのところからお声がけください。
