みなさんこんにちは。日の入りが大分遅くなり、夕方過ぎてもまだ明るくて、１日が長く感じますね。もう１年も半分終わりそうですが、気づいてみれば、2021年6月15日に開業しましたので、今日で丸４年、ついに開業５年目に突入することになりました🌼あまり実感はないですが、とりあえずここまで続けられた自分をたまには褒めてあげたいです。
さて、今日はオフィスこころで最近導入を開始したツールをご紹介します。オフィスこころは、主には社労士として、普段は、主に顧問先の事業所様とは従業員情報、給与情報などは労務管理システムや給与計算、勤怠管理ソフト、規程は規程管理システム（KiteRa）で把握、日々の連絡や質疑応答のやりとりはChatwork、個人情報や公文書などは共有のドライブ（法令ドライブ）に格納して保存などのやり方で行っており、その他オフィスこころだけが持っておく情報としては普通に自社のパソコンのフォルダ管理などで済ませておりました。
それが、もうすぐ開業５年目に突入しますが、段々と業務のバリエーションも増えて来て、行政書士（申請取次者）として行っている在留資格の認定証明や更新申請、社会保険労働保険の新規適用、成立手続きなどスポットでご依頼いただくお客様とのやり取りで双方負担なく、もっと何か効率的なやり方はないかと思ったのが最初のきっかけです。というのも一度だけのスポット依頼をいただく方は、メールやラインでは心もとないですし、顧問先と同じようにチャットワークや法令ドライブにも登録してもらうというのも、そこまではまだ必要ないというのもありますし、ちょうど一つの業務だけで完結できるツールみたいなのがあればいいなあと思っていました。それと同時に、お客様がそのツールを使わなくても、例えば障害年金や相続、障害福祉・介護事業所の処遇改善加算など、ひとつの業務と言えども情報料が多くて、確認事項やいただいた書類、提出書類などを蓄積して、効率よくあとで見返すことができるものがないのかとも、思いました。これまで情報の管理にときどき使っていたのは、Microsoftの「One Note」でこちらも情報を蓄積できるので、それはそれでメモ代わりとして便利なのですが、共有となると、特定のページの共有ややり取りはできません。情報もだだっぴろく貼り付けできるだけで長続きしませんでした。
条件としては、①顧客とも情報を簡単に共有できる、書類のアップロードがどちらからもできる②誰でも視覚的に必要な情報にたどり着ける、またどうすればいいのかわかる③チャットのやりとりもできる④業務に必要なリンク先や情報を効率よく一元化することができ、チームで仕事もできる、この４条件を満たすツールを探したところ、「Ｓｔｏｃｋ」というツールが比較的導入しやすいのではと発見して、無料プランからお試ししてみました。
【参考】チームの情報を最も簡単に管理できるツール「Ｓｔｏｃｋ」
とりあえず、２月から４か月間試用してみたところ、スポット業務ではユーザーごとに権限を付与して１フォルダのみを共有することもできるので、そのフォルダに顧客に確認してほしい事項や必要な書類や注意点の説明、また行政機関への申請履歴や進捗状況なども全部そのツールの中でお互い確認できるようにしたところ、大分効率的に業務を行うことができました。行政機関への申請も通知も電子なので、究極一度も紙のやりとりをすることなく、すべてこの「Ｓｔｏｃｋ」の中だけで在留資格の認定証明書の業務のやり取りを完結することができたときは感動しました(完全IT化に協力いただいたお客様のおかげですが💦)
それと、もうひとつの目的である業務の情報の蓄積にも大いに役立っています。今まで、ブラウザのお気にいりに貼り付けていたリンク先やパソコンのフォルダ管理していた情報をここに体系的に集めて、蓄積することで、「Ｓｔｏｃｋ」を見れば必要な情報に簡単にたどり着くことができることが分かりました（リンク先もPDFもワードもエクセルもJPGもどんなものでもアップロード可）。ひとりでやっている間は、記憶喪失にさえならなければ、現状のままでも何とかなるかもしれませんが、複数人でやるとなると、そういうわけにはいきません。誰が見ても分かりやすい情報をまとめておいて、将来無駄な時間を費やしてしまうことのないように、体制を整えておこうというのが、オフィスこころの５年目の課題で、それを手助けしてくれるひとつのツールとして「Ｓｔｏｃｋ」を６月から有料契約で正式導入することに決めました。
色々ネットで事例なども見ていると、士業事務所でも取り入れられているようなので、参考になりました。まずは開業以来、溜まった情報をいるものといらないものに分けて、いるものだけを「Ｓｔｏｃｋ」に移行していこうと思っています。当面は、オフィスこころで溜まった情報の蓄積と断捨離が趣味になりそうです(^^;)が、余裕があれば「Ｓｔｏｃｋ」を使って効率的にやりとりできる業務の発掘や案内にも取り掛かってみたいです。
↓参考までにオフィスこころのＳｔｏｃｋの画面の一部を貼り付けてみます。メッセージなどもフォルダごとにやり取りができるので、情報共有に加え、質疑応答のやり取りが全部この中で確認可能です。スマホ版アプリもあります。ちなみに２０ノートまでは無料プランで使えますが、使いだしたら、あれもこれもと思い、あっという間に増えました💦
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